Kaip pradėti naudoti užrašų programėles nuo nulio
Paprastas vadovas tiems, kurie pirmą kartą susiduria su skaitmeniniais užrašais.
Kaip išvengti užrašų programėlės perkrovos
Jei jūsų užrašai tampa chaotiški ir neorganizuoti, skaitykite praktinę vadovą, kaip juos sutvarkyti ir išlaikyti tvarkoje ilgam laikui.
Kodėl užrašai dažnai tampa neorganizuoti
Daugelis žmonių pradeda naudoti užrašų programėles su geru noru — tvarkyti idėjas, planus ir užduotis vienoje vietoje. Bet greitai susiduria su problema: užrašai nuo bėgant savaitėms tampa chaotiškai pasiskirstę skirtingose kategorijose, nėra nuoseklios sistemos, o visuotina sumaištis apsunkins darbo produktyvumą.
Problema nėra pati programėlė — problema yra neturėjimas aiškios sistemos nuo pat pradžios. Jei neturite struktūros, jei neplanuojate, kaip organizuoti medžiagą, programėlė greitai taps beveik nenaudinga. Tai kaip turėti šimtus knygų bibliotekoje, bet nežinoti, kur kurie yra.
Pirmasis žingsnis: nusistatyti kategorijų sistemą
Pradėkite nuo pagrindinės tiesos — kategorijos turi būti didelės, o ne smulkios. Daugelis žmonių nori sukurti per daug poklasių ir papildomų sluoksnių. Tai veda į sumaištį.
Rekomenduojame naudoti trijų lygių sistemą. Pirmas lygis — didelės kategorijos (pavyzdžiui, "Darbas", "Asmeninė kaita", "Projektai"). Antras lygis — konkrečios pogrupes ("Darbas" → "Klientai", "Susitikimai"). Trečias lygis — individualūs užrašai. Šita hierarchija yra paprasta sekti ir lengva praplėsti. Jei pradėsite nuo šešių kategorijų arba daugiau, greitai pamiršite, kur kurie užrašai yra.
Svarbu: peržiūrėkite savo kategoriją kartą per savaitę. Jei turite daug nesinaudojamų sekcijų, jas panaikinkite arba suslėpkite. Tvarka reikalauja nuolatinio reguliavimo.
Svarbi pastaba
Šis straipsnis yra informacinis vadovas apie produktyvumo praktikas. Skirtingų žmonių poreikiai skiriasi — tas, kas veikia vienam, gali neveikti kitam. Rekomenduojame eksperimentuoti su skirtingomis sistemomis ir rasti tą, kuri geriausiai atitinka jūsų darbo stilių.
Antrasis žingsnis: taikyti įvertinimo sistemą
Žymės (tags) yra jūsų draugas. Naudokite jas, bet protingai. Užrašų programėlės leidžia žymėti užrašus pagal prioritetą, būseną arba temą. Rekomenduojame riboti žymės iki 10-15 pagrindinių.
Pavyzdžiui: "Skubiau", "Peržiūrėti", "Užbaigtą", "Idėja", "Susitikimas". Tokia sistema leidžia greitai filtruoti užrašus pagal jų svarbumą. Ne viskas yra vienodai svarbu — tad žymos padeda identifikuoti, kas reikalauja jūsų dėmesio šiandien.
Tikrai naudinga žymė — "Peržiūrėti" — tai naudokite tiems užrašams, kuriuos norite iš naujo perskaityti. Kartą per savaitę patikrinkite šią žymę ir susikaupiame su užrašais, kurie gali jūs paįvairintis darbo srauto.
Trečiasis žingsnis: reguliari peržiūra ir valymas
Tai yra galbūt svarbiausias žingsnis. Užrašai, kurie niekada nepersigrąžinami, kaip laipsnis pradeda susikaupti. Jei nesaugote savo sistemos, ji greitai taps nesutvarkyta.
Rekomenduojame skyrimo keturias valandas kiekvieną šeštadienį arba savaitės pradžioje — tai galima vadinti "Savaitės peržiūra". Šiuo metu peržvelkite visus užrašus, ištrynskite tuos, kurie nebėra aktualūs, ir iš naujo kategorizuokite tuos, kurie yra pasenę. Šis procesas užtrunka apie 30-45 minutes, bet gerokai pagerins jūsų produktyvumą.
Praktinis patarimas: sukurkite šabloną — užrašą, kuriame yra klausimynas. "Ar šis užrašas vis dar aktualus?", "Ar tai galima peržymėti?", "Ar galima tai archyvuoti?". Šitas šablonas padeda greitai prieiti prie peržiūros proceso.
Ketvirtasis žingsnis: naudoti šablonų ir automatizacijos
Daugelis šiuolaikinių užrašų programėlių turi šablonų funkciją. Tai reiškia, kad jūs galite sukurti standartines užrašo formas, kurias vėliau galite naudoti vėl ir vėl.
Pavyzdžiui, jei jūs reguliariai vedite susitikimų užrašus, sukurkite šabloną su tokiomis eilutėmis: "Susitikimo data", "Dalyviai", "Aptartos temos", "Tolimesni žingsniai". Taip užrašų kūrimas tampa greitesnis ir tvarkingesnin.
Kita naudinga funkcija — savaitinis peržvalgymo šablonas. Jei kas savaitę peržvelgiate užrašus tuo pačiu būdu, kodėl to neautomatizuoti? Sukurkite šabloną su klausimais, kuriuos užduodate sau. Tai sutaupys jums laiko.
Išvada: tvarka reikalauja pastangų
Užrašų programėlės nėra stebuklinga šalis, kuri savaime sutvarko jūsų produktyvumą. Tai tik įrankis. Svarbi dalis — tai jūsų nusprendimas ir pastangos palaikyti sistemą.
Jei laikysitės šių keturių žingsnių — nusistatysite kategorijų sistemą, taikysite žymes, reguliariai peržiūrėsite savo užrašus ir naudosite šablonų — jūsų produktyvumas pastebimai padidės. Pradėkite nuo šiandien, net jei tai reiškia, kad turėsite iš naujo tvarkytį esamų užrašus. Geras naudžias investicija.